La grille d’évaluation aussi appelée grille d’entretien est un outil d’aide au recrutement. Cette trame est utilisée lors des entretiens d’embauche pour évaluer la compatibilité des candidats avec le poste et l’entreprise, garantissant ainsi un recrutement le plus objectif possible.

Concrètement, quels sont les avantages à utiliser une grille d’entretien d’embauche ? Comment préparer votre grille d’évaluation efficace ? On vous explique les étapes-clés.

Les avantages à utiliser une grille d’évaluation d’entretien d’embauche

Recourir à une grille d’évaluation en entretien de recrutement présente plusieurs bénéfices :

• Un recrutement plus objectif. Le recrutement est un terreau fertile aux biais cognitifs. Parce que l’humain est au centre de la discipline, il est facile de se laisser influencer par ses préférences, son intuition ou ses croyances. Avec une grille d’évaluation, on limite les biais subjectifs et cognitifs comme la première impression. En suivant la trame et la méthode d’évaluation, on augmente les « chances » de recruter la bonne personne.

• Un recrutement uniforme. D’un entretien à un autre, d’un candidat à un autre, les questions et les méthodes d’évaluation sont souvent différentes. Le principe d’uniformité est donc difficilement respecté, ce qui ne permet pas aux candidats d’être évalués de manière égalitaire. Or, sans égalité de traitement, les candidats n’ont pas les mêmes chances.

• L’évaluation des candidats est complète. La grille d’évaluation est structurée en plusieurs thématiques allant des compétences techniques à la culture d’entreprise. En suivant la trame d’entretien proposée, les recruteurs abordent l’ensemble des sujets et garantissent une évaluation à 360°.

• Recruter la bonne personne. Un recrutement raté coûte cher : de 20 000 à 150 000€.

Par où commencer pour créer une grille d’entretien ?

#1- La compréhension du poste à pourvoir est une étape indispensable

La connaissance du poste à pourvoir est un prérequis pour bien évaluer les réponses du candidat. Le recruteur, mais aussi toutes les autres personnes qui seront amenées à participer aux entretiens d’embauche doivent comprendre les tenants et les aboutissants du poste.

Concrètement, quelles sont les missions rattachées au poste à pourvoir ? Quelles sont les compétences techniques à maîtriser ? Quelles qualités et soft skills sont requises ? Quels sont les objectifs à atteindre ? Avec qui le futur collaborateur sera-t-il amené à travailler ? Pour avoir les réponses à ces questions, tournez-vous vers le manager et les salariés qui sont sur un poste identique ou équivalent.

Autre point important pour bien évaluer les candidats : connaître le contexte dans lequel s’inscrit le recrutement. Le climat social est-il tendu ? L’entreprise est-elle en développement ? Chaque contexte demande aux salariés de mobiliser des aptitudes singulières. L’entretien est là pour vérifier si le candidat les possède pour pouvoir évoluer sereinement et efficacement dans ce contexte.

#2- Déterminer les personnes qui vont utiliser la grille d’entretien

Si le recruteur est l’interlocuteur principal des candidats, d’autres personnes peuvent être amenées à prendre part au processus de recrutement et donc à utiliser la grille d’entretien. C’est d’ailleurs une initiative recommandée pour avoir une lecture du candidat objective.

Parmi ces personnes, on trouve le manager qui recrute. Compte tenu de sa position de N+1, il est le plus à même d’évaluer les savoir-faire du candidat, ses expériences passées et ses savoir-être. Il a aussi un regard terrain à apporter s’agissant de la compatibilité de la personnalité du postulant avec la culture d’entreprise.

Le directeur de l’entreprise peut aussi conduire l’entretien. Son rôle est principalement porté sur l’évaluation du candidat avec la culture de l’entreprise et sa mission. Enfin, dans les organisations qui pratiquent le recrutement collaboratif, il est important de préciser les points que les collaborateurs seront amenés à évaluer (motivation, soft skills, attentes…).

Comment structurer la grille d’évaluation d’entretien d’embauche ?

Pour être facile d’utilisation, la grille d’entretien doit être structurée en plusieurs volets. Dans cet article, nous n’aborderons pas la catégorie administrative.

#3- Un volet sur les compétences

Ce volet regroupe deux types de compétences :

• Les compétences techniques. La grille d’évaluation doit comporter une partie sur les savoir-faire. Listez les compétences opérationnelles ainsi que les logiciels et outils à maîtriser dans le cadre des missions ;

• Les soft skills. Quelles compétences relationnelles, cognitives, émotionnelles sont requises sur le poste à pourvoir ? Pour évaluer ces compétences, vous pouvez vous tourner vers des questionnaires d’assessment.

#4- Un volet sur la motivation

La motivation au travail est l’énergie qui permet au collaborateur d’atteindre un objectif. À partir de la théorie de l’autodétermination (TAD) des chercheurs Edward Deci et Richard Ryan, on peut questionner les motivations du candidat pendant l’entrevue en se fondant sur les éléments suivants :

• Les valeurs de l’entreprise par rapport aux valeurs personnelles. L’adéquation entre leurs valeurs et celles de l’entreprise est d’ailleurs le premier facteur qui motive les candidats à dire oui à un nouveau job (étude CCLD et myRHline 2023).

• Le sens au travail. Quid de l’utilité du poste pour le candidat ?

• La mission de l’entreprise. Le candidat s’est-il renseigné sur l’activité et la mission de l’entreprise ? Qu’en pense-t-il ?

#5- Un volet sur la culture d’entreprise

La culture d’entreprise regroupe l’ensemble des pratiques, principes, comportements, valeurs et modes de fonctionnement que l’on retrouve dans l’organisation. Être aligné avec la culture d’entreprise est primordial pour être performant, épanoui et engagé. Dans ce volet, on trouve des questions de « culture fit ».

Par exemple, dans une entreprise avec une forte culture de l’innovation, les questions tourneront autour des soft skills comme la créativité. Voici des exemples :

• Citez un produit très bien réalisé. Quelles sont les caractéristiques qui le rendent unique ?

• Comment procédez-vous pour trouver des solutions et des idées ?

• Racontez-moi une situation dans laquelle vous avez trouvé une meilleure manière de faire quelque chose au travail. Qu’avez-vous fait ?

#6- Un volet sur les expériences professionnelles passées

Le parcours professionnel est intéressant pour évaluer le comportement des candidats et connaître les résultats obtenus. Autrement dit, les expériences passées fournissent un aperçu des réalisations, des points forts et du rendement passé dans des rôles similaires. Cela peut aider à prédire comment le candidat pourrait performer dans le poste à pourvoir et à évaluer la valeur ajoutée qu’il pourrait apporter à l’entreprise.

#7- Un volet sur la rémunération

Le salaire est le premier critère pour rejoindre une entreprise (Etude Robert Half, mars 2022). Connaître les prétentions salariales du candidat est incontournable dans la mesure où si l’employeur et le postulant ne s’entendent pas sur le salaire, il n’y a plus de raison de poursuivre le processus de recrutement.

Système de notation : comment remplir la grille d’entretien d’embauche ?

#8- Choisir un système de notation

Comment allez-vous évaluer les candidats ? Cette question est cruciale étant donné que c’est sur la base de ce système de notation que vous allez faire votre choix. Il doit être simple, compréhensible par tous les utilisateurs et pertinent.

Surtout, votre système de notation doit être adapté au poste. Il peut s’agir d’un niveau d’appréciation allant de 1 à 3, d’un scoring avec un nombre de points accordé pour chaque critère validé ou encore de commentaires : acquis, en cours d’acquisition, non acquis.

Attention cependant : l’importance de chaque critère sera différente en fonction du type de poste à pourvoir. Par exemple, pour un développeur web, le sens de la négociation, la ponctualité et la prise de parole à l’oral seront moins importants que pour un commercial.

#8- Former les personnes qui vont utiliser la grille d’entretien

Lors de la création de votre grille d’évaluation, pensez à former les personnes impliquées dans le processus de recrutement pour qu’ils utilisent l’outil convenablement.

#9- Faire évoluer la grille d’évaluation

Enfin, la grille d’entretien est un outil amené à évoluer continuellement pour garantir son efficacité. Voici un processus détaillé pour l’améliorer :

• Collecter les retours d’expérience des utilisateurs ;

• Analyser les résultats du processus de recrutement (temps moyen pour recruter, rétention des salariés, etc.) ;

• Évaluer la pertinence des critères de la grille par rapport aux compétences et aux qualités réelles requises pour le poste. Les mettre à jour si nécessaire ;

• Réviser l’échelle de notation pour refléter plus précisément les niveaux de performance des candidats ;

• Mener un test sur un échantillon de recrutement de façon à mesurer l’impact des changements et à faire d’éventuels ajustements ;

• Communiquer les changements apportés à la grille d’évaluation ;

• Planifier une réévaluation en tenant compte des retours d’expérience.

Pour conclure, la grille d’évaluation est un outil d’aide au recrutement pertinent. Néanmoins, faites attention à ne pas vous enfermer dans cette grille le jour de l’entretien d’embauche au risque de ne pas faire bonne impression, de créer un environnement stressant pour le candidat et de déshumaniser votre échange.