Saviez-vous qu'un onboarding raté coûte en moyenne 7000€ (étude Workelo) ? Si ce chiffre est déjà suffisamment éloquent, les conséquences vont bien au-delà du financier. Avec 45% de démissions qui ont lieu la première année, c’est l’image de marque de l’entreprise, son niveau d’attractivité, son taux de fidélisation et sa performance qui sont menacés en cas de mauvaise intégration.

À l'inverse, quand les collaborateurs sont intégrés en bonne et due forme, les bénéfices ne se font pas attendre ! Le sentiment d’appartenance se renforce, la marque employeur s’améliore. Surtout, la collaboration démarre sur des bases saines. Et des relations saines ne contribuent-elles pas au bien-être et à la performance ?

Bien intégrer les nouveaux salariés est donc indispensable. Pour vous aider à construire un parcours d’onboarding soigné et engageant, nous avons listé 7 bonnes pratiques à mettre en place.

1/Le contrat et le bureau, vous préparerez

Imaginez : c’est votre premier jour de travail. Vous êtes aussi excité qu’effrayé à l’idée d’entrer dans l’arène et découvrir votre nouvel environnement professionnel, le fonctionnement de l’entreprise et bien sûr, les missions et objectifs attachés à votre poste de travail. Sauf qu'il y a un problème : votre contrat et vos documents administratifs (mutuelle, etc.) ne sont pas prêts.

Puis votre manager vous accueille et oups… deuxième problème : votre ordinateur et vos outils ne sont toujours pas configurés. Qu'allez-vous penser ? Probablement  que vous n’êtes pas si attendu que vous l’auriez cru et que tout ça manque de sérieux !

Si ces situations n’ont pas l’air d’être bien méchantes, elles peuvent en revanche donner une première mauvaise impression à votre recrue qui l’inciteront à mettre les voiles avant la fin de la période d’essai. Mais rassurez-vous, avec une bonne organisation et de la préparation, ces soucis seront de l’histoire ancienne.

Pour cela, nous vous conseillons de créer une to do list “spéciale onboarding”. Listez les différents services à mobiliser avant l’arrivée d’un nouveau salarié : logistique, informatique, paie, marketing/communication, comptabilité. Puis, associez les tâches à chaque rôle. Enfin, orchestrez le plus tôt possible les missions de chacun pour que tout soit fin prêt le jour J.

Aussi, pourquoi ne pas vous équiper d’un logiciel de gestion administrative tel qu’un SIRH ? Cet outil vous permet de centraliser les documents et informations nécessaires et de faire un suivi des étapes de l’onboarding.

2/Un mail de bienvenue avant le jour J, vous enverrez

Les premiers jours sont chargés pour la nouvelle recrue. Elle doit s’imprégner de son poste, des outils de travail, des objectifs. Puis comprendre la dynamique du groupe, faire connaissance… En bref, ça en fait des stimuli et des choses à intégrer !

Et si vous lui facilitiez la tâche ? Avant son premier jour officiel, envoyez-lui un mail de bienvenue dans lequel vous réitérez votre enthousiasme à l’idée de collaborer. Ensuite, donnez-lui des informations sur le déroulé de sa première journée : à quelle heure est-elle attendue ? Qui va la recevoir ? Quel sera son planning ?

L’idéal serait de lui transmettre quelques jours avant son arrivée  la documentation sur votre entreprise : organigramme, vidéo de présentation du fondateur, histoire et valeurs de l’entreprise, livret d’accueil… Le futur collaborateur pourra ainsi en prendre connaissance tranquillement et au calme. Cela l’aidera à arriver plus détendu le jour J.

3/Un référent, vous désignerez

Pratique courante dans la culture anglo-saxonne, désigner un parrain participe à rendre le parcours d’intégration agréable et engageant. L'idée ? Le nouvel arrivant est accueilli par un tuteur – qui n’est pas nécessairement le manager. Son rôle est de lui présenter la vie et la culture de sa nouvelle entreprise : visite des locaux, présentations aux équipes, fonctionnements de l’organisation…

Il est aussi là pour répondre aux questions de l’employé. Selon les cas, le rôle du tuteur peut durer jusqu’à 6 semaines.

4/Un welcome pack, vous offrirez

Même les moins enthousiastes d’entre nous aimaient avoir des stylos dont les capuchons n'étaient pas (encore) mordillés, un cahier tout propre et un sac à dos qui sentait bon le neuf pour la rentrée des classes. Pourquoi ne pas renouer avec cette « tradition » en offrant un welcome pack à vos nouvelles recrues ?

Bien que vos talents aient quelques années de plus, ils restent sensibles à ces petites attentions qui envoient un message fort : tu fais partie de notre groupe !

Mug, t-shirt floqué du logo de l’entreprise, chèque cadeau, coaching… Que vous ayez un budget conséquent ou non, les possibilités sont nombreuses.

5/Une activité d’équipe, vous organiserez

Arriver dans une équipe déjà constituée, ce n’est pas évident. Les membres se connaissent et partagent des anecdotes communes. Pour que votre nouveau collaborateur ne se sente pas à l’écart, pourquoi ne pas organiser une activité ludique ?

Par exemple, un escape game ou une chasse au trésor est une façon de créer du lien entre la recrue et son équipe de manière spontanée, sans que le nouveau salarié ait l’impression que c’est forcé. C’est donc une pratique qui facilite l’intégration.

6/Des têtes à tête entre manager et collaborateur, vous programmerez

Un talent est recruté parce que le manager a besoin d’un élément en plus dans son équipe. À lui donc de faire le nécessaire pour que la nouvelle recrue comprenne les tenants et aboutissants de son poste, et soit opérationnelle rapidement. Pour cela, le N+1 doit dès les premiers jours prendre le temps d’expliquer les missions et les attentes rattachées au job.

Si à première vue cela paraît évident, l’exercice n’en est pas moins complexe. En effet, cela demande d’écrire une feuille de route claire de la première année avec des objectifs concrets à atteindre à court, moyen et long terme (exemple : à deux semaines, à 1 mois, à 3 mois, à 6 mois et à un an).

Et ce n’est pas tout ! Ce temps d’échange entre manager et collaborateur sert également à faire plus ample connaissance. Côté manager, c’est l’occasion d’en savoir plus sur la personnalité, les passions de sa nouvelle recrue, ses besoins, ses points forts, ses ambitions. À ce sujet, une recherche menée par Dan Cable, Francesca Gino et Bradley Staats qui a été publiée dans la Harvard Business Review, a révélé que les salariés s’investissaient plus dans le processus d’onboarding dès lors qu’il encourageait l’authenticité. S’intéresser sincèrement à son employé et échanger de manière honnête serait donc source de motivation et d’engagement.

Côté salarié, c’est l’opportunité de connaître plus en détail le style de management et de cerner les attentes de son N+1.

7/ Un rapport d’étonnement vous proposerez

Dans une perspective d’amélioration continue, le parcours d’intégration doit évoluer. Et la meilleure façon d’améliorer votre onboarding est d’interroger vos nouvelles recrues. Concrètement, qu’ont-ils pensé de leur parcours ? Qu’est-ce qu’ils ont apprécié ? Qu’est-ce qui aurait pu être différent ?

Ces questions vont vous donner un regard neuf sur votre fonctionnement interne. Le rapport d’étonnement vous permettra ainsi de faciliter l’intégration des futures recrues, de mettre en avant vos points forts et de faire émerger de nouvelles idées.

En résumé, l’onboarding est une étape importante dans la vie d’un employé puisqu’elle constitue le point de départ de l’expérience collaborateur. Avec ces bonnes pratiques, vous avez de quoi optimiser et parfaire votre parcours d’intégration !