Wist je dat een mislukt onboardingproces gemiddeld € 7.000 kost (onderzoek van Workelo)? Ook al spreekt dit cijfer op zich al boekdelen, de gevolgen gaan verder dan alleen financieel. Met 45% van de vertrekken in het eerste jaar, staat niet alleen het imago van het bedrijf op het spel, maar ook de aantrekkingskracht, retentiegraad en prestaties worden bedreigd bij een slechte integratie.

Het omgekeerde geldt natuurlijk ook: als medewerkers op de juiste manier worden geïntegreerd, zijn de voordelen meteen merkbaar! Het gevoel van verbondenheid wordt versterkt en het werkgeversimago verbetert. Maar bovenal start de samenwerking op een gezonde basis. En dragen gezonde relaties niet bij aan welzijn en prestaties?

Het is dus essentieel om nieuwe medewerkers goed te integreren. Om je te helpen bij een zorgvuldig en boeiend onboardingtraject, hebben we 7 onmisbare tips op een rijtje gezet.

1/Bereid het contract en de werkplek piekfijn voor

Stel je voor: het is je eerste werkdag. Je bent even opgewonden als angstig om de arena van je nieuwe werkomgeving binnen te stappen en de taken en doelstellingen van je functie te ontdekken. Maar er is een probleem: je contract en administratieve documenten (zoals voor de ziekteverzekering enz.) zijn nog niet klaar.

Vervolgens word je verwelkomd door je manager, en oeps ... er is een tweede probleem: je computer en IT-tools zijn nog niet geconfigureerd. Wat denk je dan? Waarschijnlijk dat je niet zo verwacht werd als je had gehoopt en dat dit allemaal niet erg professioneel overkomt!

Hoewel deze situaties misschien onschuldig lijken, kunnen ze een eerste slechte indruk laten bij je nieuwe medewerker. Dat zou hem kunnen aansporen om voor het einde van de proeftijd te vertrekken. Maar maak je geen zorgen, met een goede planning en voorbereiding kunnen deze problemen vermeden worden.

Daarom raden we je aan om een speciale ‘takenlijst voor onboarding’ te maken. Lijst de verschillende diensten op die betrokken moeten worden voordat een nieuwe medewerker aankomt: logistiek, IT, salarisadministratie, marketing/communicatie, boekhouding, ... Koppel dan de taken aan de verantwoordelijke personen. En organiseer de taken van iedereen zo vroeg mogelijk, zodat alles klaar is op de dag zelf.

Overweeg ook om een administratief beheersysteem, zoals een hr-informatiesysteem (HIS), te gebruiken. Deze tool stelt je in staat om de benodigde documenten en informatie te centraliseren en het onboardingproces op te volgen.

2/Stuur een welkomstmail voor de eerste werkdag

De eerste dagen zijn druk voor nieuwe medewerkers. Ze moeten hun positie, werktools en doelstellingen begrijpen. Daarnaast moeten ze de dynamiek van het team begrijpen en kennismaken met iedereen ... Kortom, er is veel informatie om te verwerken!

Wat als je het hen gemakkelijker zou maken? Stuur hen voor hun officiële eerste werkdag een welkomstmail waarin je je enthousiasme herhaalt over de samenwerking. Geef vervolgens informatie over hoe de eerste dag zal verlopen. Hoe laat worden ze verwacht? Wie zal hen ontvangen? Wat staat er op de planning?

Het ideale scenario zou zijn om hen enkele dagen voor hun aankomst documentatie over je bedrijf te sturen: het organigram, een video over de stichter, de geschiedenis en waarden van het bedrijf, een welkomstbrochure ... Zo kunnen toekomstige medewerkers deze informatie rustig doornemen en meer ontspannen hun eerste werkdag tegemoet zien.

3/Duid een mentor aan

In de Angelsaksische cultuur is het een gangbare praktijk om een mentor aan te duiden. Dit draagt bij aan een prettige en betrokken integratie. Het idee? De nieuwkomer wordt verwelkomd door een mentor – dit is niet per se de leidinggevende. Zijn rol is om de nieuwkomer vertrouwd te maken met het leven en de cultuur van zijn nieuwe bedrijf: een rondleiding, een kennismaking met de teams, uitleg over de organisatiestructuur ...

Hij is er ook om vragen van de werknemer te beantwoorden. Afhankelijk van de situatie kan de rol van de mentor tot wel 6 weken duren.

4/Geef een welkomstpakket

We vonden het allemaal leuk om op de eerste schooldag pennen te hebben waarvan de doppen nog niet stukgebeten waren, en een schoon schriftje en een rugzak die nog naar nieuw rook! Waarom zou je niet teruggaan naar deze 'traditie' door een welkomstpakket aan te bieden aan je nieuwe werknemers?

Hoewel je talenten nu wat ouder zijn, zijn ze nog steeds gevoelig voor deze kleine attenties die een krachtige boodschap sturen: je maakt deel uit van onze groep!

Een koffiemok, een T-shirt met het bedrijfslogo, een cadeaubon, coaching ... Of je nu een ruim budget hebt of niet, er zijn tal van mogelijkheden.

5/Organiseer een teamactiviteit

Toetreden tot een reeds bestaand team is niet eenvoudig. De teamleden kennen elkaar en delen gemeenschappelijke anekdotes. Waarom organiseer je geen leuke activiteit om ervoor te zorgen dat je nieuwe medewerker zich geen buitenstaander voelt?

Een escape game of een speurtocht zijn bijvoorbeeld spontane manieren om een band te creëren tussen de nieuwkomer en zijn team, zonder dat de nieuwe werknemer het gevoel heeft dat het geforceerd is. Dit is dus een praktijk die integratie vergemakkelijkt.

6/Plan een-op-eengesprekken tussen manager en medewerker

Een talent wordt aangeworven omdat de manager iemand extra nodig heeft in zijn team. Het is dan aan hem om ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerker de ins en outs van zijn functie begrijpt en snel operationeel is. Hiervoor moet de manager vanaf de eerste dagen de tijd nemen om de taken en verwachtingen met betrekking tot de functie uit te leggen.

Hoewel dit op het eerste gezicht misschien evident lijkt, is het in de praktijk vaak een complex gebeuren. Het vereist namelijk een duidelijke routekaart voor het eerste jaar, met concrete doelen op korte, middellange en lange termijn (bijvoorbeeld na twee weken, na een maand, na drie maanden, na zes maanden en na een jaar).

Dit gesprek tussen de manager en de medewerker vormt ook een kans om elkaar beter te leren kennen. Voor de manager is het een gelegenheid om meer te weten te komen over de persoonlijkheid, de passies, de behoeften, de sterke punten en de ambities van zijn nieuwe medewerker. In dit verband kunnen we een onderzoek aanhalen dat werd uitgevoerd door Dan Cable, Francesca Gino en Bradley Staats, en dat werd gepubliceerd in de Harvard Business Review. Deze studie toonde aan dat werknemers meer betrokken waren bij het onboardingproces wanneer authenticiteit werd aangemoedigd. Oprechte interesse tonen in je werknemer en eerlijk met elkaar communiceren zou dus een bron van motivatie en betrokkenheid zijn.

Voor de medewerker is dit een kans om meer te weten te komen over de managementstijl en om de verwachtingen van zijn leidinggevende te begrijpen.

7/Vraag om een verbazingsrapport te maken

Met het oog op voortdurende verbetering moet het integratietraject evolueren. De beste manier om je onboarding te verbeteren, is door je nieuwe medewerkers te bevragen. Wat dachten ze van hun traject? Wat vonden ze leuk? Wat had anders gekund?

Deze vragen geven je een frisse kijk op de interne werking. Het verbazingsrapport zal je helpen om de integratie van toekomstige rekruten te vergemakkelijken, je sterke punten naar voren te brengen en nieuwe ideeën te genereren.

Samengevat, onboarding is een belangrijke stap in het leven van een werknemer, want het vormt het startpunt van de medewerkerservaring. Met deze waardevolle tips heb je alles in handen om het integratietraject te optimaliseren en te verfijnen!