Een uitgebreide onboarding is vandaag de standaard, bij het inwerken van een nieuwe collega. Dat is veel minder het geval voor de offboarding. Amper 30% van de bedrijven heeft een draaiboek voor vertrekkende werknemers. Op die manier gaat telkens een pak kennis, expertise én goodwill verloren.

Het is natuurlijk een feit dat ‘ontslag’ of ‘afscheid nemen’ een negatieve lading heeft. Leidinggevenden en managers zien het vaak als een onaangenaam moment. Of een noodzakelijk kwaad, dat ze liefst zo snel mogelijk achter zich laten.

Dat kan anders. Een goede offboarding is nodig om een hoofdstuk te kunnen afsluiten, op een gestructureerde én menselijke manier. Bovendien is het uitzwaai-traject noodzakelijk voor de goede werking en continuïteit van het bedrijf!

Wat is offboarding?

Offboarding de laatste fase van de employee experience, of de levenscyclus van een werknemer. Het doel van de offboarding: zorgen dat het vertrek vlot en soepel verloopt**.** Als de offboarding succesvol verloopt, vertrekt de werknemer met goede herinneringen.

Ook de overdracht of hand-over voor de toekomstige opvolger maakt deel uit van de offboarding. Net als de administratieve en logistieke afwikkeling.

De offboarding-fase kan een paar weken in beslag nemen. In sommige bedrijven zelfs een paar maanden. Sommige werkgevers houden graag contact met hun ex-werknemers, ook na het vertrek. Dat kan bijvoorbeeld via een alumni-netwerk.

Wat zijn de voordelen van offboarding?

Op zoek naar een handvol goede argumenten om vertrekkende werknemers te begeleiden met een gestructureerde offboarding? Wij helpen je op weg! Enkele voordelen op een rijtje:

Waardevolle feedback van een insider-expert

Een bedrijf is een levend ecosysteem: het is voortdurend in beweging. Sommige werknemers vertrekken, nieuwe collega’s vervoegen het team.

Om competitief en aantrekkelijk te blijven, moet het bedrijf zichzelf blijven uitdagen. Om vervolgens beter te doen. In deze context willen we graag meer inzicht krijgen in de redenen van het vertrek van werknemers. Het exitgesprek is een uitgelezen moment om eerlijke feedback te krijgen van de vertrekkende collega, over het functioneren van het team of het bedrijf.

Een bedankje kost geen geld

Iedereen heeft erkenning nodig. Of een bedankje. Dat is helemaal op zijn plaats tijdens het exitgesprek van een collega. Zo voelen (ex-)werknemers zich gewaardeerd en naar waarde geschat. Beschouw het als een portie karma: ooit volgt er een wederdienst of beloning voor de erkentelijkheid. Zoals een bijdrage aan het positieve imago of de employer brand van het bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan een kort afscheidsgesprek in de interne of externe nieuwsbrief. Of een leuke foto en een quote op de LinkedIn-pagina... De mogelijkheden zijn legio!

Vermijden van onverwachte verrassingen

Offboarding houdt ook in dat je het papierwerk en de logistiek zorgvuldig gaat voorbereiden, om onaangename verrassingen te vermijden na het vertrek.

Heeft de werknemer zijn laptop, smartphone en badge ingeleverd? En wat met toegang tot vertrouwelijke of gevoelige data? Maak een lijst met alle accounts, software, online tools en abonnementen. Zo kan je samen beslissen of er telkens een stopzetting of hand-over nodig is. Op die manier kan je heel wat geld besparen. Spookaccounts kosten grote bedrijven vaak handenvol geld!

Valoriseren van waardevolle kennis, files & klantencontacten

Een vertrekkende collega neemt onvermijdelijk een hoop kennis en ervaring mee. Een abrupt afscheid is vaak een groot verlies voor een team of bedrijf. Cruciaal in de offboarding is de vlotte hand-over van specifieke (technische) kennis, bestanden en klantencontacten. Zo kunnen de collega’s en de opvolger straks de continuïteit verzekeren!

Adieu… en tot ziens!

De lineaire carrière binnen één en hetzelfde bedrijf wordt steeds zeldzamer. Toptalenten willen vandaag hun carrièrekansen maximaliseren. De prijs die de werkgever betaalt: regelmatig vertrekkende medewerkers, die je moet vervangen. Het voordeel: met elke nieuwe aanwerving haal je een schat aan extra kennis en frisse inzichten in huis.

Bovendien bestaat de kans altijd dat de ex-collega ooit terugkeert naar het bedrijf. In dat geval spreken we van een boemerang-werknemer. Volgens een onderzoek zou 70% van de werknemers overwegen om opnieuw aan de slag te gaan bij zijn/haar vroegere werkgever! Een heuse win-winsituatie: het bedrijf weet meteen welk vlees het in de kuip heeft; een werknemer die vertrouwd is met de bedrijfscultuur. Zo kan de werkgever heel wat tijd besparen tijdens de aanwerving & onboarding.

Steeds meer bedrijven zetten vandaag in op een alumni-netwerk met ex-werknemers, om de contacten warm te houden!

Goed voor de employer brand

De hogervermelde voordelen van een positieve offboarding versterken elkaar, stuk voor stuk. Volgens een onderzoek van Workelo is 85 % van de werknemers geneigd om een positief beeld op te hangen over de ex-werkgever, op voorwaarde dat het vertrek vlot en constructief verloopt.

Dat draagt bij aan het positieve imago als werkgever. Wat op zijn beurt uitmondt in meer engagement, loyaliteit én productiviteit van het huidige en toekomstige personeel!

Stappenplan voor een succesvolle offboarding

Organiseer een exitgesprek

Een vertrekkende collega heeft vaak het hart op de tong. En geeft makkelijker een ongezouten mening. Dat kan positief of negatief uitdraaien voor het team of bedrijf. Het exit- of outtake-gesprek laat toe om waardevolle, constructieve feedback verzamelen. ****Die kan je vervolgens inzetten om de bedrijfswerking of het HR-beleid te gaan stroomlijnen.

Als het vertrek het gevolg is van een gedwongen ontslag of een disciplinaire maatregel, kan het exitgesprek geanimeerd verlopen. Dat beïnvloedt natuurlijk de inhoud van de feedback. Tip: geef de ontslagen werknemer even de tijd om het ontslag een plaats te geven, alvorens je focust op de offboarding en de praktische hand-over.

Communiceer het vertrek van de werknemer

Vaak gaat een vertrek of ontslag rond als een lopend vuurtje. Dat is altijd jammer, want het creëert onbegrip, misverstanden of frustratie op de werkvloer. Idem voor klanten of accounts, die zich terecht ergeren aan de lakse communicatie. Tenslotte hebben klanten vaak intensief contact met accounts bij belangrijke leveranciers. Niet communiceren geeft een amateuristische indruk, met het risico dat de klant de samenwerking opzegt.

We adviseren altijd om eerst het team op de hoogte te brengen van het nieuws en de details. Gevolgd door klanten en leveranciers die samenwerken met de vertrekkende collega. Tenslotte kan je ook de andere teams of afdelingen briefen, bijvoorbeeld via intranet of sociale netwerken. Zo voorkom je dat roddels of doemscenario’s de ronde gaan doen.

Organiseer de hand-over

De vertrekkende collega kan een belangrijke rol spelen in het eigen offboarding-proces. Betrek hem/haar bij de zoektocht naar een vervanger. Idem voor de overdracht van de expertise en projecten aan de opvolger. Of aan een andere collega, als er (nog) geen vervanger is. Het ideale scenario: laat de opvolger/vervanger een tijdje meelopen met de vertrekkende collega, die de nieuwkomer persoonlijk gaat voorstellen aan de klanten.

Administratie en logistiek

Maak een lijst met verplichte administratieve documenten voor het ontslag of vertrek. Geef een seintje aan de IT-dienst, om de toegang tot de mailbox en andere tools te blokkeren aan het einde van de laatste werkdag.

Houden we contact?

Ook na het einde van de samenwerking kunnen werkgever en werknemer nog iets voor elkaar betekenen. De ex-collega kan informeel contact houden met zijn oude team. Of hij/zij kan het bedrijf volgen op sociale media of LinkedIn… Of wie weet: op een mooie dag terugkeren naar de oude, vertrouwde werkplek?

Tip: maak een database met contacten van ex-werknemers en hou ze regelmatig op de hoogte via een nieuwsbrief. Of nog beter: organiseer een jaarlijkse alumni-drink, met alle collega’s en ex-collega’s!