La fin d’année approche et vous avez l’impression ambivalente qu’elle fut aussi courte que longue ? On l’avoue, c’est pareil pour nous. Si les dés sont maintenant jetés, il est temps de lancer votre campagne d’entretiens annuels pour faire le bilan.

Ces entretiens sont des rendez-vous incontournables entre manager et collaborateur. Au cours de cet exercice, on fait le point sur l’année écoulée, les objectifs, et on définit ceux de l’année prochaine. Lorsqu’ils sont bien menés, ces entretiens annuels permettent de clôturer l’année en bonne et due forme, et renforcent l’engagement et la motivation des salariés.

Pour qu’ils soient réussis, vos entretiens annuels doivent être bien préparés. Quelles sont les bonnes pratiques à suivre ? Suivez le guide !

Dresser le bilan de l’année

L’objectif premier de l’entretien annuel est d’évaluer le collaborateur. Concrètement, les objectifs définis ont-ils été atteints ? Pour le savoir, vous allez devoir analyser quelques métriques. Si pour certaines professions cet exercice est simple, pour d’autres, objectiver l’évaluation est plus délicat. Voyons cela avec deux cas de figure.

Dans le premier cas, votre salarié est commercial. Pour évaluer ses performances, rien de bien compliqué. Il suffit d’analyser des indicateurs comme le nombre de nouveaux clients entrés, le nombre de produits vendus par rapport à l’objectif qui était fixé ou encore la satisfaction client.

Dans le second cas, votre collaborateur est responsable formation. Ses missions consistent à piloter l’offre de formation pour les salariés et à l’améliorer. Comment évaluer la performance quand le job repose majoritairement sur des soft skills comme l’écoute ou la créativité ? Une piste serait d’analyser des données indirectes comme le nombre d’employés inscrits à une formation, le taux de complétion, les compétences développées. Puis des indicateurs individuels comme les feedbacks des apprenants sur leur parcours pédagogique.

Quoi qu’il en soit, ce bilan doit servir de base à votre discussion avec le salarié.

Solliciter le feedback des pairs

Vos collaborateurs sont amenés à travailler avec d’autres personnes : collègues, clients, prestataires… De plus, en tant que N+1 vous n’êtes pas nécessairement la personne qui passe le plus de temps avec votre équipe, et en particulier depuis que le télétravail s’est démocratisé.

L’évaluation entre pairs appelée aussi feedback 360° permet de solliciter l’entourage professionnel (direct ou indirect) du salarié pour mesurer et juger ses résultats sur une période donnée. L’intérêt ? En multipliant les feedbacks, vous contournez certains biais cognitifs inconscients qui poussent au favoritisme ou à l’inflexibilité.

Ainsi, les feedbacks entre pairs complètent votre évaluation et la rendent plus objective et juste. Vous pourrez ensuite prendre de meilleures décisions pour améliorer la performance et le bien-être de votre employé.

Anticiper les sujets tendance de cette année

L’enquête « People at work 2022 : l’étude Workforce View » réalisée par ADP révèle que 53% des collaborateurs envisagent de quitter leur entreprise si leur employeur leur imposait 100% le présentiel. Le [baromètre JLL des préférences des salariés en 2022](https://www.jll.fr/fr/etudes-recherche/recherche/Barometre-des-preferences-salaries-2022#:~:text=La dernière édition de notre,le pratiquer déjà aujourd'hui.) montre qu’avoir un bon équilibre vie personnelle/vie professionnelle arrive en tête des attentes des talents. Et la baisse du pouvoir d’achat liée à la hausse de l’inflation les inquiète. En clair, cela fait beaucoup !

À l’heure où les entreprises ont du mal à fidéliser les salariés, les nouvelles attentes de ces derniers sont un sujet qui doit donc être posé sur la table. Quelle est la position de l’entreprise sur ces préoccupations ? Quelles décisions et actions seront mises en place pour améliorer le pouvoir d’achat des salariés et leur équilibre de vie ?

Dans la mesure du possible, nous vous conseillons d’avoir des réponses à apporter. Rapprochez-vous pour cela de la direction RH.

De plus, à côté de ces sujets qui touchent tout le monde, peut-être que votre entreprise fait face à une transformation organisationnelle ? Un tel changement peut perturber le fonctionnement et la performance de votre équipe. C’est le moment d’en discuter lors de l’entretien annuel.

Proposer au collaborateur de s’auto évaluer

Selon une étude Elevo de 2021, 44% des salariés français trouvent l’entretien annuel inutile. Autrement dit, beaucoup le considèrent comme une corvée qui n’aboutit à aucune solution concrète. Et si pour en finir avec cette image, vous invitiez les collaborateurs à prendre une part active dans leur évaluation ?

Car si l’entretien a mauvaise presse, c’est qu’il a tout du conseil de classe ! Autrement dit, les employés adoptent une attitude passive et attendent de voir s’ils ont été de bons élèves ou non. Pour cette raison, nous vous suggérons d’instaurer l’auto évaluation. L’idée ? Le collaborateur prend le temps d’évaluer ses objectifs, ses compétences et de réfléchir à ses aspirations professionnelles.

Cette pratique responsabilise vos salariés et permet d’enrichir votre discussion lors de l’entretien. Ainsi, vous avez davantage de matière pour bien comprendre les problématiques de vos N-1 et leur apporter une réponse plus personnalisée.

Structurer votre entretien en thématiques

Si l’entretien annuel est par principe centré sur l’évaluation de la performance, d’autres sujets doivent être abordés, car ils influencent de près ou de loin la motivation, l’engagement, le bien-être et la performance. Pour ne rien oublier et simplifier l’exercice, nous vous conseillons de structurer votre trame d’entretien par thèmes : objectifs, compétences, conditions de travail, management, équilibre vie personnelle/vie professionnelle… Attention toutefois à ne pas alourdir votre trame, cela pourrait décourager les salariés au moment de leur auto-évaluation !

Enfin, terminez sur une note positive en abordant le développement du collaborateur pour ancrer son engagement. Concrètement, quelles sont ses aspirations ? Quelles compétences a-t-il envie de développer ?

Définir le lieu et le jour à l’avance

Dernier point et non des moindres : les modalités pratiques. Dans la mesure où tout le monde a un agenda chargé, mieux vaut programmer suffisamment à l’avance vos entretiens.

Concrètement, quand allez-vous réaliser vos entretiens de fin d’année ? Dans quel lieu ? À distance ou en face à face ? Dans une salle de réunion ? Ces détails ont leur importance. L’idéal est de choisir un lieu neutre pour mettre à l’aise votre interlocuteur et éviter l’effet « conseil de classe » dont on a parlé.

Et pour gagner du temps et éviter de multiplier les mails pour convenir d’une date qui correspond à chacun, on vous conseille de vous équiper d’un outil spécialisé en gestion des entretiens. Sur le marché, vous trouverez des solutions générales comme un SIRH ou des solutions spécialisées comme Elevo.

Vous l’aurez compris, bien préparer vos entretiens annuels est une étape importante qui participe à faire de cet exercice un temps d’échange de qualité et qui renforce la relation manager/managé. Bonne préparation !