Het evaluatiegesprek is een cruciaal moment van uitwisseling tussen manager en medewerker. Tijdens het gesprek maak je de balans op van het afgelopen jaar, inclusief de doelstellingen voor volgend jaar. Te vaak ervaren werknemers het als een verplicht nummertje. Dat kan én moet anders. Wij helpen je op weg naar een constructief én motiverend evaluatiegesprek.

Heel vaak wordt het evaluatiegesprek verward met het functioneringsgesprek. Bedoeling van het functioneringsgesprek: de onderlinge samenwerking tussen werknemer en leidinggevende optimaliseren. Zo kan je – op gelijke voet – bepaalde issues aankaarten. Om vervolgens bij te sturen of oplossingen te formuleren.

In dit artikel focussen we echter op het evaluatiegesprek – en hoe je dat optimaal kan voorbereiden. Het evaluatiegesprek laat toe om terug te blikken op het werk tijdens het voorbije jaar. Inclusief resultaten, hindernissen en uitdagingen voor het komende jaar.

De balans van het jaar opmaken

Het hoofddoel van het jaarlijkse evaluatiegesprek: het beoordelen van de prestaties van de medewerker. Centrale vraag: zijn de vooropgestelde doelen bereikt? Om een objectief oordeel te kunnen vellen, heb je liefst een aantal Key Performance Indicators (of KPI’s) nodig, gebaseerd op cijfermateriaal. Voor sommige functies is dat een eenvoudige oefening. Voor andere medewerkers is het lastig om objectieve doelen te formuleren en kwantificeren. Twee concrete voorbeelden:

• Voorbeeld 1: evaluatiegesprek met een Sales-medewerker**.** Het evaluatiegesprek kunnen we baseren op goed meetbare indicatoren. Denk bijvoorbeeld aan het aantal bestaande of nieuwe klanten, de verkoopcijfers, de klanttevredenheid…

• Voorbeeld 2: evaluatiegesprek met de Training Manager, die verantwoordelijk is voor de interne opleiding en technische trainingssessies van de medewerkers. De uitdaging hier: het objectief beoordelen van een functie die vooral soft skills vereist - zoals creativiteit, communicatieve vaardigheden, luistervaardigheid… In dit geval kan je bijvoorbeeld het aantal ingeschreven werknemers voor een training beoordelen, de aangeleerde skills, het percentage collega’s dat de sessies tot een goed einde bracht…. Of indirecte indicatoren, zoals feedback van cursisten over hun leertraject.

360°-feedback

Bij Peer-to-Peer Assessment, ook bekend als 360°-feedback, krijgen collega’s de kans om het werk en de resultaten van een medewerker te beoordelen. Het grote voordeel: meer feedback van meer mensen verkleint het risico op (onbewuste) cognitieve vooroordelen, die leiden tot een subjectief oordeel in het nadeel van de werknemer.

De feedback van andere collega's vult jouw beoordeling als manager aan, waardoor deze neutraler en eerlijker wordt. Dat laat toe om betere beslissingen te nemen, om de prestaties en het welzijn van de werknemer in kwestie te verbeteren.

Anticiperen op de trends van dit jaar

Heel wat medewerkers grijpen het evaluatiegesprek aan om vragen en twijfels op tafel te leggen. Vaak gaat het over praktische en financiële topics. Uit het onderzoek ‘People at work 2022: the Workforce View Study’ van ADP blijkt dat 53% van de werknemers overweegt om het bedrijf te verlaten als de werkgever 100% kantoorplicht of aanwezigheid op de werkvloer zou eisen. ****

De JLL Barometer of Employee Preferences in 2022 laat zien dat een goede work-life balance bovenaan het verlanglijstje staat van (kandidaat-)professionals.

Een goede voorbereiding van het evaluatiegesprek is altijd een goed idee. Zo kan je sneller antwoorden op vragen waar werknemers van wakker liggen. Vooraf kan je met de directie en de HR-dienst al een standpunt of strategie formuleren. Denk bijvoorbeeld aan thuiswerk of de thuiswerkvergoeding, de loonindexatie, het recht op deconnectie…

Reorganisaties verdienen extra aandacht tijdens het evaluatiegesprek, gezien de impact op het functioneren en presteren van het team en de individuele medewerkers. Met heldere antwoorden of een duidelijke roadmap hou je medewerkers gefocust en gemotiveerd!

Laat werknemers zichzelf beoordelen

Maar liefst 44% van de Franse werknemers vindt jaarlijkse evaluaties of beoordelingen totaal zinloos (onderzoek: Elevo). Met andere woorden: bijna de helft van alle collega’s zien het als een verplicht nummer, dat niet tot concrete oplossingen leidt.

Het probleem: werknemers nemen bijna automatisch een passieve houding aan tijdens een gesprek met een leidinggevende. Ze wachten af ‘of ze goed gewerkt hebben dit jaar’. Of niet. Een beetje zoals een deliberatie op school. Zelfevaluatie kan soelaas bieden om de betrokkenheid en interactie te verhogen. Het idee: werknemers de kans geven om hun doelstellingen en vaardigheden zelf te evalueren – en na te denken over hun ambities.

Deze techniek geeft de medewerkers meer grip op hun eigen prestaties en carrièreplanning. Het levert vaak heel wat nieuwe inzichten en boeiende gespreksstof op. Dat resulteert in een evenwichtiger, dynamischer gesprek tussen medewerker en leidinggevende.

Breng structuur in het gesprek

Het evaluatiegesprek is in eerste instantie gericht op het beoordelen van de resultaten van het voorbije jaar. Onvermijdelijk komen ook andere onderwerpen aan bod. Omdat ze direct of indirect invloed hebben op de motivatie, betrokkenheid, prestaties en het welzijn op de werkvloer.

Een goede tip om te voorkomen dat je iets vergeet: structureer het gesprek per thema: targets, skills, werkomgeving, management, work-life balance... Tracht het aantal thema’s en prioriteiten te beperken, om de focus te behouden.

Probeer altijd af te sluiten met een positieve noot. De professionele ontwikkeling en ontplooiing van de medewerker is een uitgelezen onderwerp om het gesprek mee af te ronden. En de motivatie op peil te houden tijdens het komende jaar. Specifieke vragen: hoe ver reiken de ambities? Welke skills wil je het komende jaar aanleren of verfijnen? Hoe kan ik helpen?

Face-to-face-gesprek op een neutrale plek

En last but not least: de praktische details van het evaluatiegesprek. Omdat iedereen een drukke agenda heeft, plan je het gesprek best ruim op voorhand. In het ideale scenario kies je een neutrale locatie voor het gesprek, om je gesprekspartner op zijn/haar gemak te stellen en het ‘deliberatie’-gevoel te vermijden. Het kantoor van de leidinggevende is dus minder geschikt voor een dynamisch gesprek. Net als een afstandelijke online meeting.

Vandaag bestaan er HRIS-platformen of gespecialiseerde online tools (zoals Elevo) om de evaluatiegesprekken vlot en gestructureerd te laten verlopen. Inclusief het versturen en plannen van de uitnodiging voor het gesprek.

Conclusie: voldoende inspraak en een gedetailleerde voorbereiding van het jaarlijkse evaluatiegesprek zijn essentieel om de relatie tussen manager en medewerker te versterken.