De toekomst van HR loopt parellel met de steile opgang van kunstmatige intelligentie of artificial intelligence (AI). Dat is de overtuiging van experts in de HR-sector. Zij zien AI als een geweldige boost voor het werk van recruiters. Dat is vandaag vaak heel tijdrovend en repetitief. Denk bijvoorbeeld aan het handmatig screenen, inventariseren en vergelijken van CV’s. Dat kan vandaag een pak sneller en efficiënter. Maar er is meer. Véél meer. Dankzij AI kunnen recruiters en HR-teams beter onderbouwde en objectieve beslissingen nemen, bij de selectie van kandidaat-professionals.

Wat kunnen HR-professionals verwachten van AI, bij het uitvoeren van hun dagelijkse taken? Hoe kunnen tools als ChatGPT helpen om kostbare tijd te besparen? Wij maken je graag wegwijs!

AI in HR: what’s the fuzz?

Wat is AI?

De definitie van het Europees Parlement luidt als volgt: ‘AI is de mogelijkheid van een machine om menselijke vaardigheden te vertonen - zoals redeneren, leren, plannen en creativiteit. AI maakt het voor technische systemen mogelijk om hun omgeving waar te nemen, om te gaan met deze waarnemingen en problemen op te lossen om een specifiek doel te bereiken. De computer ontvangt data – voorbereid en verzameld via eigen sensoren, zoals een camera – verwerkt deze en reageert erop. AI-systemen zijn in staat om hun gedrag in zekere mate aan te passen, door het effect van vorige acties te analyseren en autonoom te werken.’

Anno 2024 kan je probleemloos nieuwe content creëren met AI, via een simpele vraag of ‘prompt’.  Zonder diepgaande technische kennis kan je tekst, afbeeldingen, draaitabellen en zelfs filmpjes maken. Ook op de werkvloer is AI vandaag goed ingeburgerd. Denk bijvoorbeeld aan het samenvatten van studies en artikels, of het aanreiken van ideeën en concepten voor workshops of presentaties. 

Machine learning-systemen als ChatGPT hanteren uiterst geavanceerde taalmodellen. ChatGPT gaat bijvoorbeeld op zoek naar patronen in miljoenen pagina’s tekstmateriaal. De tool herkent en verwerkt het bronmateriaal, net zoals een mens dat doet. Vervolgens gaat het systeem een tekst genereren die beantwoordt aan onze vraag – daarom spreken we ook over ‘generatieve AI’.

Deep learning, een subcategorie van machine learning, gaat zelfs nog een stap verder. Deze technologie hanteert een combinatie van kunstmatige neurale netwerken. Deze netwerken zijn gebouwd naar model van het menselijk brein. Deep learning is bij uitstek geschikt om enorme hoeveelheden gegevens te verwerken en analyseren.  

Wat zijn de voordelen van AI voor HR-professionals?

Artificiële intelligentie biedt een aantal geweldige troeven voor HR-professionals. De twee grootste voordelen:

·       Tijd besparen: AI is bij uitstek geschikt om repetitieve taken te automatiseren. Dan denken we in de eerste plaats aan klusjes met weinig toegevoegde waarde, zoals aanmaken en bijwerken van het personeelsregister, het samenvatten van een juridische tekst, het versturen van automatische e-mails of een melding, als er plots veel negatieve reviews opduiken op de vacaturepagina…

·       Strategische besluitvorming: AI analyseert de potentiële risico's en kansen, via het vergelijken met bestaande teksten of situaties.  

Yann Le Cun, docent in deep learning en hoofd AI bij Meta, wijst erop dat AI niet is gemaakt om mensen te vervangen. Maar wél om ons bij te staan en ons werk efficiënter te doen verlopen. Als een soort superassistent, zeg maar. Het doel is dus niet om zoveel mogelijk banen te schrappen. AI kan helpen om het werk ingrijpend te transformeren én te verlichten!

Risico’s en uitdagingen van AI in human resources

AI is vandaag overal. Op het nieuws, sociale media, keynotes, workshops… Terecht, want de technologie is revolutionair en het aantal toepassingen groeit elke maand. Toch is het niet allemaal rozengeur en maneschijn. Enkele risico’s verbonden aan AI:

·       Privacy en databescherming. In welke mate kunnen we AI loslaten op (gevoelige) data? Kunnen we anonimiteit en privacy garanderen? Waar trekken we de grens, als bepaalde doelgroepen gediscrimineerd worden door het algoritme?  

·       Ethiek. AI houdt in haar analyse geen rekening met emotionele, fysieke en sociologische aspecten – die onmisbaar zijn in de HR-sector.

·       Te weinig input of data. AI kan enkel functioneren als er voldoende input of vergelijkingsmateriaal is. In sommige gevallen zijn de datasets te beperkt om AI optimaal te laten werken.

·       Gebrek aan technische kennis. Niet alle AI-tools zijn zo makkelijk te hanteren als ChatGPT of Google Gemini. Het vraagt wat technische kennis en inwijding in de kunst van het prompten – of het schrijven van opdrachten. Een minimum aan training is onontbeerlijk als je aan de slag wil met grote en complexe datasets!

4 best practices voor gebruik van AI in de HR-sector

Recruitment

AI wordt vandaag al volop gebruikt, doorheen het hele wervingstraject. Denk bijvoorbeeld aan:

·       Het opstellen van het ideale kandidaat-profiel. Jij verzamelt alle ruwe informatie over de nieuwe functie. Inclusief de gevraagde skills, expertise, ervaring…. Op basis van deze informatie kan de AI-tool een profiel opmaken van je ideale kandidaat.

·       Een vacaturetekst schrijven. Ook hier ga je eerst aan de slag met het opmaken van een briefing voor de AI-tool. Vervolgens kan je vragen om een aantrekkelijke vacaturetekst te schrijven. Heb je al zitten zwoegen op een vacaturetekst? Ben je geen expert in spelling of copywriting? Ook dan kan AI helpen om de tekst te verbeteren. Of de schrijfstijl of leeservaring naar een hoger niveau te tillen.

·       Kandidaten zoeken. De meest geavanceerde HR- of rekruteringsplatformen beschikken vandaag over AI-toepassingen die zoekopdrachten een pak eenvoudiger én doelgerichter maken.  

·       Automatiseren van de communicatie met kandidaten. AI kan vandaag probleemloos gepersonaliseerde berichten of e-mails schrijven en versturen, naar een poule van sollicitanten. Denk bijvoorbeeld aan het afwijzen van een kandidaat, omdat de vereiste skills ontbreken in het CV.

·       CV’s analyseren en beheren. AI kan vandaag vliegensvlug CV’s screenen en gedetailleerd in kaart brengen, bijvoorbeeld via bulk-import. De technologie genereert automatisch een profiel voor elke kandidaat, inclusief een scorekaart met alle relevante skills en criteria, die je vervolgens netjes kan filteren en vergelijken. Op die manier kan je het wervings- en selectietraject enorm versnellen en efficiënter maken!

Opleiding

AI kan trainers en coaches een pak tijd helpen besparen. Denk bijvoorbeeld aan:

·       Een concept creëren voor een workshop of training. In de onderzoeks- en ideefase helpt AI om het fundament te leggen voor de inhoud van een workshop of opleiding. Compleet met concrete voorbeelden, filmpjes, rollenspellen en Q&A’s. Deze input is een geweldige bron van inspiratie. Zo hoef je niet langer te vertrekken van een wit blad papier!

·       Evaluaties opmaken. Wanneer de AI-tool over alle nodige basisinformatie beschikt (compleet met opleidingsdoel, evaluatiecriteria, enz.), kan het voor jou een readymade evaluatieschema opmaken.

·       Administratief beheer. Kunstmatige intelligentie is uitermate geschikt om routineuze, administratieve klussen te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan data-input van verschillende bronnen, het beheer van bestanden en formulieren, de opmaak dashboards en grafieken…

Employer branding

Employer branding is vandaag onmisbaar voor werkgevers die de beste kandidaat-professionals willen binnenhalen. Zo maak je het verschil met je concurrenten, in de strijd om toptalent! Een studie van Link Humans leert dat bedrijven met een goed imago als werkgever erin slagen om maar liefst 50% meer topprofielen aan te trekken. Kortom, AI kan een geweldige boost geven, in het uitbouwen van een stevige employer brand. Enkele concrete voorbeelden:

·       Maken van content: tools als ChatGPT zijn ideaal voor het aanreiken van boeiende topics en draft-versies van blogartikels en berichten voor sociale media.

·       Automatiseren van antwoorden: op reacties op sociale media. Idem voor het automatisch beantwoorden van chats en e-mails.

·       De employee experience analyseren: AI kan workflows analyseren en vroegtijdig problemen of bottlenecks in de staffing helpen opsporen. Zo verbeter je de werkervaring en werktevredenheid van het hele team!

·       Automatische meldingen versturen als er bovengemiddeld veel negatieve reacties opduiken op sociale media of de vacaturepagina op de website.

Onboarding

De gemiddelde kostprijs van een mislukte of gebrekkige onboarding van een nieuwe collega? Ongeveer 7.000 euro, becijferde Workelo. Weggegooid geld. En bovendien heel nefast voor de motivatie van nieuwe medewerkers. Een zorgvuldig voorbereid en gedetailleerd onboarding-traject is dus onmisbaar. Ook hier kan AI een handje toesteken. Denk bijvoorbeeld aan:  

·       Automatisch versturen van belangrijke info naar nieuwe collega’s. Zoals de inloggegevens en een woordje uitleg bij de IT-procedures.

·       Personaliseren van communicatie voor een leuk welkomstbericht – op basis van een link met het personeelsregister.

·       Identificeren van specifieke wensen en issues bij nieuwkomers. Zo kan de HR-afdeling een melding ontvangen als nieuwe collega’s problemen ervaren met het gebruik van software of IT-systemen.

Conclusie: in korte tijd is AI onmisbaar geworden als ijverige, multi-inzetbare assistent van recruiters en HR-teams. Zo kan je heel wat routineuze taken automatiseren en een pak tijd winnen, bijvoorbeeld bij het inventariseren en digitaal beheren van CV’s. Tegelijk levert AI de nodige inspiratie bij het opmaken van vacatures, workshops en boeiende blogartikels… De mogelijkheden zijn legio!