Een vlotte en vloeiende candidate experience is onmisbaar voor werkgevers die vandaag écht het verschil willen maken op de arbeidsmarkt. Bij de standaard best practices horen onder meer een aantrekkelijke vacaturetekst en een naadloos sollicitatietraject. En dan… stopt het vaak, wanneer de kandidaat niet wordt geselecteerd. Het bedrijf hult zich in stilzwijgen en feedback over de reden van afwijzing blijf achterwege. Dat kan pijnlijk en frustrerend zijn voor de kandidaat.

Want onderschat het niet: constructieve feedback is van cruciaal belang – een investering in je imago als aantrekkelijke werkgever. Nog een voordeel van zo’n feedbackronde: ook de kandidaten kunnen jou helpen om zwakke plekken in het recruitment-traject te identificeren. Een win-winsituatie.

Dan rest de vraag: hoe begin ik eraan, een feedback-strategie in de praktijk brengen? Wij geven praktisch advies, in dit blogartikel!

Een feedbackgesprek na de sollicitatie: what’s the fuzz?

Feedback draagt bij aan een stevige employer brand

Wat zijn de hoofdoorzaken van een uitgesproken negatieve ervaring bij kandidaten? Het uitblijven van een reactie op een sollicitatiebrief staat met stip nummer één. Nog erger: geen reactie na een sollicitatiegesprek. Voor de kandidaat is het vervolgens een kleine stap, om fysiek of online te getuigen over de werkgever die nooit meer iets van zich liet horen.

Werkgevers die ervoor kiezen om hun afgewezen sollicitanten te ghosten, stellen zich bloot aan het risico op negatieve reacties. Afgewezen kandidaten kunnen vandaag vlot terecht op sociale media of online review-platformen, waar ze hun negatieve ervaringen delen met anderen. Dat kan via heel wat verschillende kanalen – denk bijvoorbeeld aan LinkedIn, Indeed of Glassdoor. Dat kan jouw imago als werkgever ernstige schade toebrengen!

Dat kan je als recruiter of HR-professional eenvoudig verhinderen, met constructieve feedback op het sollicitatiegesprek. Beter slecht nieuws dan helemaal geen nieuws. Sterker nog: de feedback kan zich vertalen in een versterkt imago als aantrekkelijke werkgever. Met positieve reviews en beoordelingen als gevolg!

De meerwaarde van jouw oordeel als HR-professional

Nog erger dan een afwijzing voor kandidaten: in het duister blijven tasten over de precieze reden van niet-selectie. Zo beginnen zelfs de sterkste sollicitanten aan zichzelf te twijfelen. Daar kan jij eenvoudig een stokje voor steken, als recruiter. Deel na het sollicitatiegesprek gerust je inzichten over de sterke en zwakke punten van de kandidaat. Op die manier kan de sollicitant leren van een echte professional, en de zoektocht toespitsen op de sterke punten.

Een feedbackgesprek is niet enkel bijzonder nuttig. Het is ook een teken van respect en elementaire beleefdheid tegenover kandidaten die heel wat tijd investeren in het sollicitatietraject. En dat wordt ongetwijfeld geapprecieerd!

De talentenpool uitbreiden

Soms moet je kiezen uit meerdere goede kandidaten. En dan is het jammer dat je er maar eentje mag aanwerven. Maar elke recruiter weet: een goed gevuld adresboekje is goud waard. Over een paar weken of maanden kan de situatie er helemaal anders uitzien. Om allerhande redenen: de eerste kandidaat neemt vroegtijdig ontslag, het bedrijf wil snel opschalen, een andere klant zoekt een gelijkaardig profiel…

Met een constructief feedbackgesprek kan je het traject met een positief gevoel afsluiten. En blijf je top-of-mind bij de kandidaat!

Goed voor je soft skills

Ook recruiters en HR-professionals hebben baat bij een eerlijk feedbackgesprek. Het kan heel wat persoonlijke en professionele voldoening geven om (jong) talent vooruit te helpen. Bovendien helpen feedbackrondes bij het aanscherpen van enkele noodzakelijke soft skills die elke goede recruiter nodig heeft: objectief en genuanceerd denken, empathie en luistervaardigheden ontwikkelen, communicatief en eerlijk zijn…

8 best practices voor een succesvol feedbackgesprek

Een korte voorbereiding als basis

Improvisatie is uit den boze, bij het geven van persoonlijke feedback na een sollicitatiegesprek. Waarom werd de kandidaat niet geselecteerd? Check gerust het evaluatieformulier en jouw persoonlijke aantekeningen. Noteer de objectieve argumenten en de sterke en zwakke punten.

Ga voor constructieve feedback

Zorg ervoor dat je de boodschap overbrengt op een manier die de kandidaat vooruithelpt. Met constructieve feedback. Dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Eén tip: probeer je in te leven in de situatie van de kandidaat in kwestie. Vraag jezelf af wat jou zou helpen tijdens een volgend sollicitatiegesprek. Blijf bij concrete, feitelijke tips. Vermijd het gebruik van subjectieve uitdrukkingen als ‘Ik heb de indruk’ of ‘Ik heb het gevoel’. Dat kan bijdragen aan twijfel en onzekerheid.

Kies voor een strak format

Het doel van een feedbacksessie? Een korte briefing over het verloop van de voorbije sollicitatie. Het is geen herneming van het gesprek, of een soort van therapeutische coaching. Blijf bij de kern van de zaak. Hou je strikt aan een vooraf bepaalde structuur van het gesprek, aan de hand van de zwakke en sterke punten die voortvloeien uit jouw evaluatie van het gesprek.

Feedback per telefoon of e-mail? Of toch een persoonlijk gesprek?

Telefonische feedback krijgt de voorkeur. Een schriftelijk document kan voor interpretatie vatbaar zijn. Dat is bij een mondeling gesprek meestal niet het geval, aangezien de toon – vriendelijk, maar professioneel – een belangrijk onderdeel is van de interactie.

Voor hogere kaderfuncties, zoals de aanwerving van een CEO of CFO, geniet een persoonlijk gesprek de voorkeur.

Illustreer met voorbeelden

We adviseren om jouw argumenten zoveel mogelijk te illustreren met concrete voorbeelden. In plaats van te zeggen: ‘de communicatie is voor verbetering vatbaar’, kan je ook het concreter maken: ‘sommige antwoorden waren nogal lang en weinig gestructureerd. Je zou erop kunnen letten om ze wat korter en bondiger te formuleren’.

Blijf empathisch en positief, wat er ook gebeurt

Een flinke dosis empathie is een onmisbaar ingrediënt van een succesvolle feedbackronde. Vergeet dus niet om de inspanningen en de inzet van de kandidaat te erkennen. Vervolgens kan je ook aangeven dat jouw opmerkingen bedoeld zijn om te helpen – ook al klinken ze in eerste instantie niet zo aangenaam.

Het is jouw plicht om positief te blijven, en dat je erin geloof dat de kandidaat alle kans heeft om te slagen op de arbeidsmarkt. Dat is zéker het geval als jouw feedback waardevolle tips en aanbevelingen bevat!

Geef gerust professioneel advies

Als recruiter moet je negatief nieuws kunnen brengen, gevolgd door argumenten waarom de sollicitant niet is geselecteerd. Ga je 100% voor een positieve candidate experience – ook na een pijnlijke afwijzing? Dan moet je bereid zijn om the extra mile te gaan, met een coachende houding die focust op verbeterpunten voor toekomstige sollicitatiegesprekken!

Nog een optie: je kan een afgewezen kandidaat in de richting van een bepaalde sector of een specifieke werkgever sturen – afhankelijk van het talent en het potentieel van de kandidaat. Iemand die heel autonoom werkt en flexibel is, is ongetwijfeld een goede match met de bedrijfscultuur van een ambitieuze start-up.

Nodig de kandidaat uit om feedback te geven

En last but not least: vergeet niet om zélf feedback te vragen aan de kandidaat. Ook dat is een signaal van respect en appreciatie. Zo’n open houding biedt een unieke kans om permanent bij te leren en nieuwe inzichten te verwerven. Het laat toe om je aanpak verder te ontwikkelen en verfijnen, om straks nog beter te doen!

Conclusie: het feedbackgesprek met de kandidaat is een onmisbare, afsluitende stap in het wervingstraject, waar alle betrokken partijen baat bij hebben!