Minstens 80% van alle kandidaat-professionals had ooit al een slechte ervaring met een sollicitatie. Dan gaat het vooral om ghosting, het uitblijven van een antwoord op een kandidatuur of sollicitatiegesprek. Studies tonen aan dat zo’n negatieve candidate experience op termijn een enorme impact heeft op het imago van een bedrijf als aantrekkelijke werkgever.

Vroeger kwamen bedrijven er meestal vlotjes mee weg, het stilzwijgend verzuim. Maar anno 2025 zijn kandidaten een stuk mondiger, en beschikken ze over tal van online tools om hun ongenoegen te uiten. En dat kan op termijn ernstige schade toebrengen aan jouw employer brand.

Want de redenering van een teleurgestelde sollicitant is simpel: wie geen rekening houdt met het welzijn van een kandidaat, is allicht ook een slechte werkgever.

Dan luidt de hamvraag: hoe bouw ik een naadloze candidate experience, vanaf nul? Wij maken je graag wegwijs, in dit blogartikel!

Hoe ziet een positieve sollicitant-ervaring eruit?

Wat is een candidate experience?

De candidate experience omvat alle gevoelens, emoties en indrukken die sollicitanten ervaren tijdens het wervingsproces. De ervaring start op het moment dat iemand besluit om te solliciteren, of zich kandidaat te stellen voor een job. Dat is de basis voor het algemene beeld of de mening van de kandidaat, over de werkgever in kwestie.

Tegelijk hebben het traject en de interacties met het bedrijf ook een aanzienlijke impact op de beslissing van de kandidaat – om al dan niet voor het bedrijf aan de slag te gaan.

Over het precieze eindpunt van de kandidaatervaring is minder duidelijkheid. Sommige experts menen dat de journey eindigt als de kandidaat is aangeworven. Anderen vinden dat ook de onboarding deel uitmaakt van de candidate experience.

Wat zijn de kenmerken van een goede candidate experience?

Een positieve candidate experience voldoet aan enkele specifieke voorwaarden:

·       Eenvoudig en straightforward: kandidaten moeten meteen een duidelijk overzicht krijgen op de inhoud van de functie, de verwachtingen en de verantwoordelijkheden, de sollicitatieprocedure en de verschillende fasen van het wervingstraject, de contactpersoon... Alle informatie moet eenvoudig te vinden zijn.

·       Vlot solliciteren: het wervingstraject moet soepel verlopen, zonder bottlenecks of hindernissen. Dat is zéker het geval bij online sollicitaties; complexe procedures en technische bugs zijn absoluut te vermijden.

·       Een korte time-to-hire: hoe korter het hele traject, hoe beter. Het komt er dus op neer om zoveel mogelijk overbodige stappen te elimineren en de journey zo vlot mogelijk te laten verlopen.

Waarom een vlotte candidate experience zo onmisbaar is

Het imago van het bedrijf verbeteren

Maar liefst 72% van de sollicitanten zegt dat ze hun negatieve ervaring delen met hun eigen netwerk (bron: Starred). En 41% wil zelfs niet langer producten of services van het bedrijf kopen. En last but not least: online reviews zijn een heuse katalysator voor een snel verslechterend imago als werkgever. De baseline: wie investeert in een positieve candidate experience, investeert tegelijk in een stevige employer brand.  

De concurrentie te snel af zijn

De huidige arbeidsmarkt is vaak krap. In heel wat sectoren is het moeilijk om talent te vinden en vacatures tijdig in te vullen. Steeds meer bedrijven hebben het lastig om medewerkers te vervangen – met de vergrijzende bevolking als één van de hoofdoorzaken. Daarom woedt er in veel sectoren een echte war on talent.

Tegelijk zoeken bedrijven hun heil bij tijdelijke oplossingen, zoals freelancers of consultants. Toptalenten willen hun tijd zo efficiënt mogelijk gebruiken. Ook als ze solliciteren. Een langgerekt of complex wervingstraject jaagt de allerbeste profielen recht in de armen van concurrerende werkgevers.

Minder risico op mismatches

Transparantie is een belangrijke sleutel tot succes, om de beste kandidaten te vinden en te overtuigen om voor jouw bedrijf te kiezen. Je hoeft de zaken dus niet rooskleuriger voor te stellen dan ze zijn. Goede kandidaten appreciëren een transparante, eerlijke benadering, met verantwoordelijkheden en een takenpakket dat overeenkomt met de werkelijkheid.

7 best practices voor het opstarten van je eerste candidate experience

1.    Evalueer het bestaande traject

Alles begint bij een doorlichting van de huidige aanpak. Dat kan door middel van een audit of evaluatie. Enkele handige tips en tools om de huidige situatie in de praktijk te brengen:  

·       Interne enquête bij nieuwe medewerkers: vraag gerust om feedback bij recent gestarte collega’s. Hoe beleefden zij de verschillende stappen in het wervingstraject? Wat vonden ze goed en minder aangenaam? Handige tools voor het uitvoeren van zo’n bevraging: een anonieme enquête, individuele interviews, een workshop.

·       Externe enquête bij sollicitanten: hoe verliep het solliciteren? Strookte het met de verwachtingen? Wat zijn hun aanbevelingen om het in de toekomst beter te doen? Bruikbare instrumenten: een (anonieme) online tevredenheidsenquête of een telefonisch gesprek.

·       Oplijsten van alle stappen en tools van het wervingstraject: begin met het in kaart brengen van de HR-afdeling, de betrokken stakeholders, de gebruikte platformen, de time-to-hire en het aantal stappen dat kandidaten moet doorlopen alvorens ze kunnen starten.

2.    Zet jouw ideale candidate experience op papier

In dit deze fase adviseren we volgende actiepunten:

·       Breng de reputatie van het bedrijf in kaart: check websites, sociale media en vacature-sites waar kandidaten hun mening geven over de reputatie van jouw bedrijf. Maak een gedetailleerd rapport met prioriteiten en verbeterpunten.

·       Analyseer de resultaten van de audit: tracht ze in te passen in de bedrijfscultuur, de teamsfeer en de HR-strategie van het bedrijf – samen met de directie, de HR-verantwoordelijke, de staff... In deze fase kan je gerust een externe HR-consultant inschakelen, om een objectieve evaluatie te maken.

Klaar met het analyseren van de audit? Dan is het tijd om jouw ideale candidate experience op papier te zetten. Het startpunt:

·       Vertrek met een haalbare doelstelling, met Key Performance Indicators (KPI’s): denk bijvoorbeeld aan een streefdoel van een aantal CV’s, een hoger engagement van de kandidaten bij het wervingstraject, een kortere time-to-hire, positieve feedback van afgewezen kandidaten…

Maak gerust een lijstje met 3 tot maximum 5 prioritaire actiepunten – rekening houdend met het budget, de beschikbare tijd en de ambities van het bedrijf.

3.     Investeer in een aantrekkelijke carrièrepagina

De eerste indruk is de belangrijkste. Het is niet meer dan logisch dat kandidaten het carrièregedeelte van de corporate website gaan checken. Een aantrekkelijke carrièrepagina is een geweldige incentive voor kandidaten, om in de pen te kruipen en te solliciteren.

Goede extra argumenten om kandidaten een duwtje in de rug te geven: het aanbieden van boeiende informatie over het bedrijf en het leven op de werkvloer. Zo kan de kandidaat beter inschatten of hij/zij past bij de bedrijfscultuur. En of het de moeite waard is om te solliciteren. 

Onmisbare content voor de carrièrepagina’s:

·       De huidige, openstaande vacatures.

·       Een overzicht met de verschillende profielen actief in het bedrijf.

·       Een filmpje of testimonial van de manager die tekst en uitleg geeft over de vacature.

·       Een deep dive in de bedrijfswaarden en -cultuur.

4.    Zorg voor een aantrekkelijke, vlot leesbare vacature

De vacature is en blijft de toegangspoort naar een nieuwe job. Daarom heb je er alle belang bij dat de vacatureteksten vlot leesbaar en goed gestructureerd zijn. Enkele best practices:

·       Stel persona op: maak een uitgebreide omschrijving van de beoogde persoonlijkheid van de sollicitant, de gewenste ervaring, hard & soft skills… Voorts omvat zo’n persona zoveel mogelijk details omtrent de verwachtingen, de werkomstandigheden, targets en potentiële obstakels bij het uitvoeren van de job.  

·       Motiveer de reden van aanwerving.

·       Vermeld (indien mogelijk) een loonschaal: het overgrote deel van de kandidaat-professionals wil vandaag graag een indicatie van het toekomstige loon, alvorens ze solliciteren.

·       Geef zoveel mogelijk concrete details: hier focus je op de praktische zaken en dagelijkse taken, doelstellingen, (software-)tools, managementstructuur, het aantal meetings, werkuren…

·       Kies voor een dynamische intro: richt je in eerste instantie op de ideale kandidaat uit de persona-oefening, in plaats van een algemene voorstelling een het bedrijf.

5.    Zoveel mogelijk onnodige stappen elimineren

Moeten kandidaten telkens opnieuw formulieren en persoonlijke data invullen? Liever niet. Want dat zijn extra hordes, die je eenvoudig kan vermijden met het gebruik van een Applicant Tracking System of ATS. Een performant ATS verzamelt alle info over alle kandidaten op één centrale plaats, en linkt automatisch alle interacties en e-mails met het profiel van de kandidaat in kwestie.

6.    Gebruik objectieve assessment-tools

Een rekrutering gaat vandaag veel verder dan het louter checken of de kandidaat geschikt is voor de vacature. Een grondige assessment of evaluatie bevat dezelfde standaardvragen voor elke kandidaat. Zo kan je alle sterke en zwakke punten in kaart brengen en de kandidaten op een objectieve manier vergelijken. Een uitstekende methode om confirmation bias te vermijden.

Deze data-driven aanpak vormt de basis voor een snelle en goed geargumenteerde besluitvorming, om uiteindelijk de allerbeste kandidaat te selecteren.

Geschikte momenten om een assessment uit te voeren:

·       Na de eerste selectieronde, vóór het eerste sollicitatiegesprek.

·       In de laatste fase, om de finale keuze te maken tussen verschillende kandidaten.

7.    Communiceer consequent en geef regelmatig feedback

Maar liefst 60% van de sollicitanten klaagt over het gebrek aan communicatie voor, tijdens en na het wervingstraject. In heel wat gevallen blijft een reactie uit, na een gesprek of het versturen van een sollicitatiebrief. Dat is natuurlijk nefast voor jouw imago als aantrekkelijke werkgever. En het kan veel geld kosten om het imago opnieuw op te blinken.

De oplossing: een korte feedback-ronde na elke fase in het wervingstraject. Dat klinkt als een enorme uitdaging die veel tijd vraagt. Met de juiste recruitment-software kan je gelukkig een flink deel van de workload automatiseren.

Conclusie: start met het inventariseren van de bestaande processen, initiatieven en resultaten. Zo krijg je een overzicht van de sterke en zwakke punten van de candidate experience. Zo’n audit ligt vervolgens aan de basis van een strategie met concrete initiatieven, die het DNA en de bedrijfscultuur van jouw onderneming op een realistische manier weerspiegelt.