20.000 euro tot 150.000 euro: dat is de totale kostprijs van een aanwerving die uiteindelijk de mist ingaat. Dat zijn ontstellend hoge cijfers. Snel even iemand aanwerven en zien hoe het uitdraait? Think again! Eén stevige mismatch en kan de toekomst van het hele bedrijf op de helling zetten.

Wat is een mislukte aanwerving?

Een aanwerving of rekrutering is mislukt als de nieuwe medewerker het bedrijf binnen de 12 maanden verlaat, na een gedwongen of zelfgekozen ontslag. Idem als hij/zij vertrekt tijdens de proefperiode. En dat is geen uitzondering: een derde van alle werknemers vertrekt binnen het jaar. Na twee jaar dienst loopt het aantal ontslagen op tot de helft (bron: Acerta)!

Waarom vertrekken nieuwe werknemers? Er zijn tal van oorzaken, om professionele of persoonlijke redenen. Denk bijvoorbeeld aan fricties met het management, of een gebrek aan autonomie. Of de job kan de verwachtingen niet inlossen.

Andere oorzaken:

• Er is een mismatch tussen de waarden van het bedrijf en de persoonlijke waarden van de startende medewerker.

• Het takenpakket komt niet overeen met de ambities van de medewerker.

• Een meningsverschil met collega's over de strategie, aanpak of uitvoering van het werk.

• Het loon of de extralegale voordelen wijken af van het beloofde loonpakket tijdens de sollicitatie.

Wat is de impact van mislukte aanwerving?

Een ontslag veroorzaak een lawine van praktische en financiële gevolgen.

Andere vervelende consequenties:

Reputatieschade voor het bedrijf

Een werknemer die het bedrijf vroegtijdig verlaat, is slechte reclame voor jouw imago als werkgever. Onderzoek wijst uit dat één op de twee werknemers zijn/haar negatieve ervaring zal delen met anderen. Een vrijwillig of gedwongen ontslag wakkert vaak onrust en wantrouwen aan. Op de werkvloer, maar ook op de arbeidsmarkt. Zo gaan kandidaat-professionals misschien sneller kiezen voor een sollicitatie bij een concurrent.

Meer werk, de teamspirit staat onder druk

Als een nieuwe medewerker vertrekt, komt dat meestal onverwacht. Het team is dan de back-up voor de extra werklast. Als de vertrekkende collega een leidinggevende is, komen er ook management-taken bij. Deze situatie is een bron van stress, onzekerheid en irritatie voor werknemers. De werksfeer staat onder druk.

Targets halen wordt moeilijk

Hoe kun je ambitieuze doelstellingen blijven halen, met minder mensen? Blijft de kwaliteit van de dienstverlening gegarandeerd? Een hooggekwalificeerd profiel aanwerven neemt doorgaans enkele weken of maanden in beslag. Tijdens deze periode is het beredderen, en kan het team niet optimaal werken.

Wat zijn de echte kosten van mislukte werving?

Elk ontslag heeft zowel directe als verborgen kosten. Een overzicht:

De directe kosten van een mislukte aanwerving

Dit zijn de kosten die rechtstreeks toe te schrijven zijn aan het vertrek van de (recent aangeworven) werknemer. Er zijn drie categorieën:

• Recruitment-kost van de werknemer. Denk aan het aantal werkuren en de ingezette middelen door de HR-afdeling. Concreet gaat het om het uurloon van de interne recruiter. Maar ook om de kosten van advertenties en abonnementen op vacaturesites. Of gespecialiseerde tools zoals een applicant tracking system (ATS). Als het bedrijf een extern recruitment agency inschakelt, stijgen de kosten eenmalig met 15 tot 25% van het bruto jaarsalaris van de toekomstige medewerker.

• Het loon van de werknemer. Hier kijken we terug op de duur van de samenwerking en de gecreëerde toegevoegde waarde door de vertrokken collega. Als een werknemer binnen 6 maanden na aanwerving ontslag neemt, is de return on investment te laag. Het loon omvat ook de extralegale voordelen en eventuele premies of bonussen. Plus de werkgeversbijdragen, die tussen 25% en 30,5% van het bruto jaarsalaris bedragen. Hoger het basissalaris, hoe hoger de kosten van een mislukte aanwerving.

• De kosten voor het aanwerven van een vervanger. Als een werknemer vertrekt, moet je op zoek naar een vervanger. Soms moet je dan helemaal opnieuw beginnen. Is er een shortlist van de vorige rekrutering? Dan is dit een kans om de andere kandidaten te contacteren. In het geval van een succesvolle herneming van de selectie kan je flink besparen op de recruitment cost!

De indirecte kosten van een mislukte aanwerving

De onrechtstreekse kosten van de collateral damage bij het ontslag zijn veel moeilijker te meten. Denk bijvoorbeeld aan:

• Onboarding: de inwerkperiode kost de onderneming gemiddeld 7.000 euro. Die kosten omvatten de tijd die collega’s en management nodig hebben om de nieuwe collega succesvol te laten starten (IT, administratie en HR) en de briefing over het werken met interne tools.

• Omzetverlies: de gemiste omzet kan snel oplopen, afhankelijk van het profiel en de verantwoordelijkheid van de vertrokken werknemer. Dit resulteert meestal in een daling van de verkoop of service van het bedrijf. De workload van de ex-collega wordt verdeeld over de verschillende leden van het team. Dat resulteert in extra werk- en prestatiedruk, die de winstgevendheid extra hypothekeren.

• Ontslagpremies: er zijn er ook kosten verbonden aan het ontslag, afhankelijk van het type arbeidsovereenkomst. Het onderbreken van een proeftijd is relatief goedkoop. Een gedwongen ontslag geeft de werknemer recht op een ontslagvergoeding. Hoe hoger het salaris, hoe hoger de kosten.

• Imagoschade: een slechte aanwerving, gevolgd door een ontslag, kan een negatieve impact hebben op het merkimago van een bedrijf. In dit geval kan ook het aantal of de kwaliteit van de kandidaturen gevoelig verminderen.

Een betere match met een vervanger, in 5 stappen

Tijd om naar de toekomst te kijken, en op zoek te gaan naar een vervanger. Hoe kunnen we fouten vermijden en aansturen op een betere match? Onze vijf gouden tips voor een succesvolle rekrutering van een vervanger:

Stap 1: Definieer de kandidaat-persona. Wat is de gewenste persoonlijkheid? Wat zijn de nodige soft skills, diploma’s en ervaringen? Wat zijn de verwachtingen en doelstellingen? De voorwaarden? Eventuele hindernissen verbonden aan de job?

Stap 2: Geef context aan de rekrutering. Probeer zo specifiek mogelijk te zijn. Ben je van plan een nieuw project te starten? Internationaal uitbreiden? Gaat het om een herstructurering of een crisissituatie? Deze informatie helpt kandidaten om de context van de aanwerving beter in te schatten en vooruit te plannen, alvorens te solliciteren.

Stap 3: Geef een loonindicatie. Vandaag wil zo’n 90% van de kandidaten graag weten hoeveel het loon zal bedragen. Vergeet niet om de extralegale voordelen te vermelden!

Stap 4: Beschrijf de rol van de functie. Wat zijn de doelstellingen/projecten verbonden aan de functie? Met wie zal de nieuwe collega vaak samenwerken? In welk team? Wat zijn de meest gebruikte tools en vergaderroutines? Hoe specifieker, hoe beter de kandidaten zich een beeld kunnen vormen.

Stap 5: Wees transparant over de bedrijfscultuur. Investeer in een aantrekkelijke vacaturepagina, waar kandidaten alle nodige praktische informatie vinden over de vacature en het bedrijf. Inspirerende filmpjes, teksten en foto’s kunnen een extra duwtje in de rug geven!

Conclusie: de directe en verborgen kosten van een mislukte aanwerving kunnen snel oplopen. Maar alles begint bij een goed doordacht wervingstraject en een realistische communicatie over de openstaande vacature. Zo laat je voortaan niets meer aan toeval over, en maximaliseer je je kansen op een match met de allerbeste kandidaat die naadloos past in het team. Dé garantie op een succesvolle, langdurige samenwerking!