Heel wat HR-professionals maken dezelfde fout, in hun zoektocht naar kandidaten: ze richten zich op een breed publiek. Om dan uiteindelijk vast te stellen dat… niemand zich aangesproken voelt door de vacature. Hoe kan dat nu, al die moeite voor niets? Hoe pak je dat aan, toptalent aantrekken op een doelgerichte manier? Beginnen doe je bij het begin. Met een candidate persona, ook wel bekend als ‘het ideale profiel’!

In dit blogartikel gaan we dieper in op het creëren van kandidaat-persona. En belangrijker nog: hoe kan je er zelf eentje opstellen? Wij maken je wegwijs, aan de hand van een stappenplan! 

Wat is een candidate persona?

Een candidate persona is een omschrijving van het ideale profiel, nodig is voor een bepaalde functie. Dit snapshot wordt vervolgens gebruikt om de recruitment-strategie op te baseren. Om uiteindelijk ook de vacature te customizen, op maat van de doelgroep.

Een candidate persona van de ideale kandidaat bevat onder meer:

·       De leeftijdscategorie en burgerlijke stand (getrouwd, alleenstaand, samenwonend).

·       De sector en vakgebied.

·       De opleiding en werkervaring.

·       De zachte en harde skills.

·       De persoonlijke waarden en overtuigingen.

·       De verwachtingen en professionele wensen (managementstijl, teamspirit, flexibiliteit in arbeidsuren…).

·       De persoonlijke en professionele ambities.

·       De sterke punten van de kandidaat.

·       De culturele voorkeuren en gewoonten (favoriete sociale netwerken, media, evenementen…).

·       De voorkeuren in de zoektocht naar werk (kanalen, platformen, persoonlijk contact of online solliciteren…).

Wat zijn de voordelen van een candidate persona?

Een goed voorbereide en uitgebreide candidate persona heeft tal van voordelen:

·       Personaliseer de vacature: een gedetailleerde lijst met kenmerken van de ideale kandidaat maakt het een stuk eenvoudiger om een aantrekkelijke vacature op te stellen. Het laat toe om elementen te benadrukken die essentieel voor kandidaten uit de beoogde doelgroep.

·       Stem de kanalen af op de vacature en de doelgroep: een junior grafisch designer is ongetwijfeld actief op TikTok en Instagram. Een senior fiscalist vind je eerder op LinkedIn, of andere gespecialiseerde vacaturesites.

·       Maak een eerste selectie: kandidaten die zichzelf niet herkennen in de vacature, haken sneller af. En dat is een goeie zaak, om geen tijd en energie te verspillen.

·       Vereenvoudig de beoordeling van ontvangen sollicitaties: een duidelijke candidate persona laat toe om de ontvangen CV’s netjes in 3 stapeltjes te categoriseren: topkandidaten, afgewezen kandidaten en profielen met potentieel voor de toekomst.

·       Objectiever evalueren: met een uitgebreide candidate persona laat je niets over aan het toeval. De aanwerving gebeurt niet op basis van buikgevoel of persoonlijke voorkeuren, maar op basis van vooraf bepaalde, objectieve factoren – zoals skills, ervaring, ambitie…

·       Financiële risico’s inperken: een mislukte aanwerving kost tussen € 30.000 en € 150.000. Een heuse bedreiging voor de financiën en de continuïteit van het bedrijf. 

·       Een beter imago als werkgever: een candidate persona is een geweldige inspiratiebron voor het schrijven van een originele vacature die ook to-the-point is. Ideaal om je te onderscheiden van de concurrentie. En kandidaten te overtuigen om te solliciteren!

Stappenplan voor het opstellen van een candidate persona

Stap 1: overtuig het management met een briefing

Vaak moet het snel gaan, de aanwerving van een nieuwe collega. Maar anderzijds is de directie of het management niet altijd overtuigd van de absolute noodzaak van een versterking of uitbreiding van het team. Dat kan je verhelpen met een duidelijke management-briefing!

Zo’n briefing is een essentiële, eerste stap in het opstellen van een persona. En het aanwerven van de ideale kandidaat. De antwoorden uit de briefing helpen vervolgens bij het afbakenen van het gezochte profiel. Met deze vragen kan je meteen aan de slag: 

·       Wat zijn de taken van de nieuwe medewerker?

·       Aan wie zal hij/zij rapporteren?

·       Wat zijn de verwachtingen van de afdeling? En van het bedrijf?

·       Hoe kan hij/zij bijdragen aan de targets en doelstellingen?

·       Wat zijn de gewenste primaire secundaire vaardigheden?

·       Welk expertise-niveau zoeken we? Junior, medior of senior?

·       Over hoeveel ervaring moet de kandidaat beschikken?

·       Welke soft skills zijn onmisbaar?

·       Welke persoonlijkheid past in het team?

·       Welk diploma of opleidingsniveau is vereist?

Stap 2: laat je inspireren door succesvolle collega’s

Gaat het om een uitbreiding of het opschalen van een bestaande functie in het bedrijf? Laat je gerust inspireren door collega’s die een identieke functie bekleden – en dat doen met succes. Kortom: wat zijn vandaag jouw best performers op de werkvloer? Wat hebben ze met elkaar gemeen? Wat motiveert hen en waarom werken ze graag bij jou?

Die oefening resulteert in een verlanglijstje met gewenste karaktereigenschappen, technische skills, interpersoonlijke vaardigheden en andere criteria – die nodig zijn om te slagen in de functie!

Aanvullend kan je inspiratie puren uit verslagen van functioneringsgesprekken. Idem voor feedback van het management en de HR-collega’s.

Stap 3: gebruik een gratis online tool

Er bestaan enkele handige gratis tools, om jouw input in een ideale candidate persona te gieten. Denk bijvoorbeeld aan Make My Persona van Hubspot, dat je op weg helpt naar een goed gestoffeerde én gestructureerde candidate persona. De tool vraagt bijvoorbeeld naar:

·       Persoonlijke informatie (leeftijd, opleidingsniveau).

·       Bedrijfsinformatie (sector, omvang van het bedrijf).

·       Functie-gerelateerd: functietitel, KPI’s, management.

·       Doelstellingen, uitdagingen en verantwoordelijkheden.

·       Praktische informatie over gebruikte tools, software, werktijden…

·       Info over sociale media en andere relevante links naar het bedrijf.

Na de input-fase kan je de candidate persona downloaden, om er meteen mee aan de slag te gaan!

Stap 4: gebruik ChatGPT om persona’s te maken en te finetunen

Met de management-briefing beschik je over heel wat ruwe info. Over de openstaande functie, de vereiste vaardigheden, motivaties, kwaliteiten, ervaring... Maar hoe giet ik dat in een vlot geschreven candidate persona? Of een vacaturetekst? Dat is een kolfje naar de hand van ChatGPT!

Tip voor het verfijnen van de schrijfstijl en het beter afstemmen op de tone-of-voice van het bedrijf of de doelgroep: vraag de AI-tool om jouw gloednieuwe persona-document te vergelijken met andere profielen, of externe vacatureteksten voor vergelijkbare functies.

Stap 5: verplaats je in de situatie van de kandidaat

Kruip ten slotte in de huid van je ideale kandidaat. Dat laat toe om de recruitment-strategie een stuk punchier en persoonlijker te maken. En must-haves te identificeren, of clichés te vermijden.

Met wat online research kom je al een heel eind. Welke kanalen of platformen gebruikt jouw doelgroep in de zoektocht naar vacatures? Waar zijn ze gevoelig voor, in positieve en negatieve zin? Welke factoren en criteria kunnen de doorslag geven in hun beslissing om te kiezen voor jou, als nieuwe werkgever? Let’s find out!

Conclusie: het creëren van een gedetailleerde candidate persona kost wat tijd en energie. Maar het is absoluut de moeite waard, om de juiste kandidaten aan te trekken én te overtuigen om voor jouw bedrijf te